Présentation

L’université de Poitiers met à disposition la solution Webex Meeting qui permet de réaliser des webconférences et des classes virtuelles en direct ou en différé avec toutes les fonctionnalités classiques : clavardage, partage de fichiers, d’écran ou d’application, questionnaires en ligne, etc.

Vous pouvez programmer une classe virtuelle et y inviter vos étudiants très simplement ou encore, enregistrer votre cours chez vous, en mode asynchrone, pour le retransmettre ensuite (en le déposant sur UPdago par exemple). Une session enregistrée est généralement disponible 1h maxi après la fin de l’enregistrement.

Pour commencer à utiliser Webex Meeting, vous devez tout d’abord activer votre compte dans votre ENT (ou s’assurer qu’il est bien activé) : Pour cela rendez-vous sur votre ENT, dans la rubrique « Mon compte », zone « Téléphones ».

Pour vous connecter et commencer à planifier des réunions, rendez-vous sur https://univ-poitiers.webex.com

Durant l’été 2020, de nombreux équipements ont été déployés dans les salles de cours de l’Université : amphithéâtres ou salles de TP/TD.

Les amphis et lieux de cours de l’Université de Poitiers ne disposent pas tous du même « contexte technique » : présence ou non d’un automate programmé pour le vidéoprojecteur, tableau noir ou non, etc.

Vous trouverez ci-dessous, différentes ressources pour vous accompagner dans la prise en main globale de ces matériels en amphithéâtre et en salle de TP/TD.

Liste des salles équipées :

Consulter la liste des salles équipées de systèmes webex

C’est possible et sans doute la meilleure solution pour assurer la continuité pédagogique.

Il vous suffit d’ajouter une activité « webex » après avoir activé le mode « édition » dans votre cours.

Donnez lui un nom (une même activité pourra vous servir pour plusieurs classes virtuelles) et enregistrer. Sélectionnez « virtual meetings » dans la rubrique « choose your feature » puis programmer votre première classe virtuelle en cliquant sur « new meeting ».

Grâce au lien présent dans votre cours, les étudiants pourront rejoindre la classe virtuelle mais aussi revoir l’enregistrement si vous avez prévu de l’enregistrer.

Dans le cadre de la continuité pédagogique l’Université de Poitiers met à disposition des enseignants l’outil de travail collaboratif CISCO TEAMS.
Cet outil  vous permettra de créer des espaces collaboratifs incluant vos étudiants.

Ces espaces collaboratifs se composent d’un chat persistant, d’un partage de fichiers, de la webconférence avec partage de contenu et d’un tableau blanc.

Pour utiliser ces espaces collaboratifs avec les étudiants, vous devez demander la création des comptes pour votre cohorte.

Pour cela, il vous faudra envoyer un fichier .CSV avec la liste de vos étudiants ici : https://webex-etu.appli.univ-poitiers.fr/

Vous pouvez récupérer un fichier de ce type facilement depuis UPdago, voici comment : https://videotheque.univ-poitiers.fr/video.php?id=zjj56svt9w48nk4859k4&link=d4mrvsfafjhb1nmmxzrmx8dkkaq726

Une fois le fichier envoyé :

  • les étudiants reçoivent un mail leur indiquant la création de leur compte webex teams
  • un espace webex teams est créé, les étudiants sont automatiquement ajoutés dedans et l’enseignant dépositaire du fichier est ajouté comme modérateur de l’espace.
  • Vous recevez un mail vous informant du bon déroulé de l’opération et vous expliquant comment renommer l’espace Webex Teams créé automatiquement.

Vous trouverez une documentation succincte de CISCO TEAMS à l’adresse : https://imedias.univ-poitiers.fr/documentation/personnels/webconference/

#1 Comment permettre à un intervenant extérieur de faire cours avec Webex Meetings ?

Deux cas de figures possibles :

  • L’intervenant extérieur dispose d’un contrat de vacation et figure dans le Système d’Information RH SIHAM => Il reçoit alors, sur l’adresse mail fournie au service RH, des identifiants lui permettant d’utiliser Webex Meeting, Webex Teams et la plateforme UPdago. Il peut démarrer lui-même ses cours en visio.La procédure de connexion est disponible dans ce tutoriel.
  • L’intervenant extérieur n’est pas dans SIHAM et n’a pas reçu d’identifiants. Un personnel de l’Université de Poitiers disposant d’un compte webex doit alors créer une réunion pour l’intervenant. Il ne pourra pas attribuer le rôle « co-organisateur » lors de la programmation de la réunion. Cette opération doit se faire après le démarrage de la réunion par l’organisateur principal. Dès que les personnes invitées commencent à rejoindre la réunion, l’organisateur principal peut alors déléguer son droit à n’importe quel membre présent. Pour ce faire, il faut afficher la liste des participants en cliquant sur le bouton en bas à droite : À partir de ce moment-là, l’organisateur principal peut quitter la réunion (Attention à bien sélectionner « quitter la réunion » et non « mettre fin à la réunion).

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